# Mitarbeitendenliste Die Mitarbeitendenliste ist Ihre zentrale Seite für alle Stammdaten. Hier legen Sie neue Personen an, laden sie ins System ein, halten ihre Daten aktuell und finden jeden Datensatz wieder. Sie erreichen sie in der Seitenleiste unter **Administration** > **Mitarbeitende**. Der Bereich steht Ihnen offen, wenn Sie HR-Rechte, Administratorrechte oder Geschäftsleitungsrechte haben. Ohne diese Rechte taucht der Punkt in der Seitenleiste nicht auf. ![Die Mitarbeitendenliste mit Kopfzeile, Steuerzeile und Tabelle](/attachments/generelles/mitarbeitendenliste/uebersicht.png) ## Was Ihnen die Seite auf einen Blick zeigt Unter der Überschrift stehen zwei Zahlen: wie viele Mitarbeitende **aktiv** sind und wie viele **inaktiv**. Inaktiv bedeutet, dass ein Austrittsdatum in der Vergangenheit liegt. Diese Zahlen beziehen sich immer auf das gesamte Unternehmen, unabhängig davon, wonach Sie gerade suchen oder filtern. Die Tabelle zeigt standardmäßig Zugehörigkeit, Personalnummer, Foto, Vorname, Nachname, Führungskraft und Einladungsstatus. Zwei Spalten lohnen eine Erklärung: **Zugehörigkeit** sagt, wo jemand im Beschäftigungsverhältnis steht. **Laufend** heißt, es ist kein Enddatum gesetzt. **Austritt folgt** heißt, ein Austrittsdatum ist hinterlegt, liegt aber noch in der Zukunft. **Ausgeschieden** heißt, das Datum ist erreicht. **Einladung** sagt, wie weit jemand mit dem Zugang ist. **Offen** heißt, die Person wurde noch nie eingeladen. **Eingeladen** heißt, die Logindaten sind raus, aber noch nicht genutzt. **Aktiv** heißt, die Person hat sich bereits angemeldet. **Keine E-Mail** heißt, es ist keine Adresse hinterlegt, an die eine Einladung gehen könnte. ## Eine bestimmte Person finden Für den schnellen Fall tippen Sie den Namen ins Suchfeld und klicken auf **Suchen**. Die Suche geht über die Stammdaten und über Ihre benutzerdefinierten Felder, Sie finden also auch Personen über ihre Personalnummer oder ihre Abteilung. Wenn Sie nicht eine Person suchen, sondern eine Gruppe eingrenzen wollen, klicken Sie auf **Filter**. Dort bauen Sie sich Bedingungen zusammen, etwa alle mit einer bestimmten Führungskraft oder alle mit gesetztem Austrittsdatum. Mehrere Filterzeilen gelten gemeinsam, eine Person muss also alle erfüllen. :::tip Eine Filterung, die Sie öfter brauchen, müssen Sie nicht jedes Mal neu zusammenklicken. Solange Filter gesetzt sind, bietet Ihnen das Menü hinter den drei Punkten **Suche als Benutzergruppe speichern** an. Daraus wird eine filterbasierte [Benutzergruppe](/c/generelles/benutzergruppen-im-ueberblick), die sich automatisch aktualisiert. ::: ## Mitarbeitende anlegen Für einzelne Personen klicken Sie in der Steuerzeile auf **Mitarbeiter anlegen** und füllen das Formular aus. Wenn Sie viele Personen auf einmal einpflegen, etwa vor dem Start, nehmen Sie stattdessen den Import. Sie finden ihn im Menü hinter den drei Punkten unter **Importieren**. Dort laden Sie eine Datei hoch und ordnen deren Spalten den Feldern in easyreview zu. :::info Angelegt heißt noch nicht eingeladen. Die Person existiert dann im System und kann Feedbacks oder Zielvereinbarungen bekommen, hat aber noch keine Zugangsdaten. Den Versand lösen Sie separat aus, siehe unten. ::: ## Zugangsdaten verschicken Einzelne Personen laden Sie über die Zeilenaktionen ein, siehe den nächsten Abschnitt. Für viele auf einmal öffnen Sie das Menü hinter den drei Punkten. Dort stehen zwei Wege: ![Das Menü hinter den drei Punkten mit Import, Export und Einladungen](/attachments/generelles/mitarbeitendenliste/mehr-menue.png) **Logindaten an alle senden** schickt an jede Person mit E-Mail-Adresse eine Einladung, auch an bereits eingeladene. **Logindaten an alle bisher nicht Eingeladenen senden** überspringt alle, die schon eine bekommen haben. Der zweite Weg ist der richtige, wenn Sie nach einem Import nur die neuen Personen erreichen wollen. Für Mitarbeitende ohne E-Mail-Adresse gibt es **Einmal-Passwörter generieren**, als PDF oder als XLS. Sie bekommen eine Liste mit Zugangsdaten, die Sie ausdrucken oder anders verteilen können. :::warning **Logindaten an alle senden** verschickt sofort E-Mails an das ganze Unternehmen. Prüfen Sie vorher, ob das wirklich gewollt ist. ::: ## Was Sie pro Person tun können Ganz rechts in jeder Zeile öffnet ein Klick die Aktionen zu dieser Person. ![Die Zeilenaktionen einer einzelnen Person](/attachments/generelles/mitarbeitendenliste/zeilenaktionen.png) **Anzeigen** öffnet das [Mitarbeiterprofil](/c/generelles/mitarbeiterprofil) mit Feedbacks, Zielvereinbarungen und Team. **Bearbeiten** öffnet die Stammdaten. **Einladen** verschickt die Logindaten an genau diese Person. **Löschen** entfernt den Datensatz. Beim eigenen Datensatz fehlen **Einladen** und **Löschen**. ## Spalten anpassen Rechts neben dem Menü mit den drei Punkten steht der Name Ihrer aktuellen Ansicht, standardmäßig **Standard**. Ein Klick darauf zeigt Ihre gespeicherten Ansichten und **Spalten bearbeiten**. Dort stellen Sie zusammen, welche Spalten die Tabelle zeigt, etwa Position, E-Mail, Sprache oder Ihre benutzerdefinierten Felder. Die Ansicht gilt nur für Sie, Ihre Kolleginnen und Kollegen sehen weiter ihre eigene. Über **Exportieren** im Menü hinter den drei Punkten laden Sie die Liste als Excel-Datei herunter, mit genau den Spalten Ihrer aktuellen Ansicht und eingerechneten Filtern. ## Die Organisationsstruktur ansehen Oben rechts schalten Sie zwischen **Liste** und **Organigramm** um. Die Liste ist die Tabelle, in der Sie Daten pflegen. Das [Organigramm](/c/generelles/organigramm) zeigt dieselben Personen als Hierarchie, gezeichnet aus dem Feld Führungskraft. Wenn Ihnen dort jemand an der falschen Stelle hängt, korrigieren Sie das nicht im Organigramm, sondern hier in der Liste über **Bearbeiten** im Feld Führungskraft.