Jobprofile & Zuordnungen

Was sind Jobprofile?

Jobprofile definieren innerhalb eines Kompetenzsystems, welche Kompetenzen für eine bestimmte Rolle oder Position relevant sind. Mit Jobprofilen können Sie:

• Festlegen, welche Kompetenzen für eine Rolle relevant sind
• Individuelle Gewichtungen und Sollwerte pro Rolle konfigurieren
• Rollenbezogene Beschreibungen für Kompetenzen hinterlegen, die von der allgemeinen Beschreibung abweichen

Beispiel: Ein Jobprofil “Teamleitung” könnte festlegen, dass Führungskompetenz stärker gewichtet wird als Fachkompetenz und dass bestimmte Sollwerte erwartet werden.

Jobprofil anlegen

Jobprofile werden innerhalb eines Kompetenzsystems verwaltet.

1. Navigieren Sie zu Ihrem Kompetenzsystem und öffnen Sie die Einstellungen.

2. Im Bereich Jobprofil-Verwaltung klicken Sie auf Jobprofile verwalten.

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3. Klicken Sie auf Neues Jobprofil.

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4. Füllen Sie die folgenden Felder aus:

   • Name: Der Name des Jobprofils (mehrsprachig verfügbar)
   • Beschreibung (optional): Eine Beschreibung des Jobprofils im Rich-Text-Format
   • Mitgliedschaftsformel (optional): Eine Dentaku-Formel zur automatischen Zuordnung von Mitarbeitenden (siehe Abschnitt “Mitarbeiter zuordnen”)

5. Klicken Sie auf Speichern.

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Jobprofil bearbeiten

Klicken Sie in der Jobprofil-Übersicht auf den Namen des Jobprofils oder auf Bearbeiten. Die Bearbeitungsseite zeigt das gleiche Formular wie beim Anlegen (Name, Beschreibung, Mitgliedschaftsformel). Unterhalb des Formulars sehen Sie den Bereich Mitglieder mit allen aktuell zugeordneten Mitarbeitenden.

Mitarbeiter zuordnen

Mitarbeitende können einem Jobprofil auf zwei Wegen zugeordnet werden:

Automatische Zuordnung per Mitgliedschaftsformel

1. Öffnen Sie das Jobprofil zur Bearbeitung.

2. Geben Sie im Feld Mitgliedschaftsformel eine Dentaku-Formel ein, die festlegt, welche Mitarbeitenden diesem Profil zugeordnet werden sollen.

   • Beispiel: custom_fields.abteilung == 'Vertrieb' AND custom_fields.position == 'Teamleiter'
   • Die Formel verwendet die internen Namen der benutzerdefinierten Felder (mit Präfix custom_fields.).

3. Klicken Sie auf Speichern.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Synchronisieren, um die Mitgliedschaften basierend auf der Formel zu aktualisieren.

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Bei der Synchronisation werden automatisch:

• Mitarbeitende hinzugefügt, die der Formel entsprechen, aber noch nicht zugeordnet sind
• Mitarbeitende entfernt, die der Formel nicht mehr entsprechen

Jobprofile aus benutzerdefiniertem Feld synchronisieren

Alternativ können Jobprofile automatisch aus einem benutzerdefinierten Feld vom Typ Liste erstellt und synchronisiert werden. Diese Funktion befindet sich auf der Bearbeitungsseite einer Revision, im Abschnitt Jobprofil-Zuordnungen.

Der Unterschied zur Mitgliedschaftsformel: Diese Methode verwaltet die Jobprofile selbst (anlegen, Formeln setzen), während die Mitgliedschaftsformel nur steuert, wer einem bereits vorhandenen Profil zugeordnet wird.

Vorgehen:

1. Navigieren Sie zur Revision und klicken Sie im Bereich Jobprofil-Zuordnungen auf Aus Feld synchronisieren.

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2. Wählen Sie ein benutzerdefiniertes Feld vom Typ “Liste” aus.

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3. Klicken Sie auf Vorschau anzeigen und überprüfen Sie die aufgelisteten Änderungen.

4. Bestätigen Sie mit Synchronisation ausführen.

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Statusanzeige in der Vorschau:

Jedes Jobprofil erhält in der Vorschau einen Status, der die geplante Aktion beschreibt:

Status	Bedeutung	Mögliche Aktionen
Neu	Feldwert existiert noch nicht als Jobprofil	Erstellen / Überspringen
Vorhanden	Jobprofil existiert und Formel stimmt überein	Keine Aktion erforderlich
Formel veraltet	Jobprofil existiert, aber die Mitgliedschaftsformel weicht ab	Formel aktualisieren / Überspringen
Verwaist	Jobprofil existiert, aber der Feldwert wurde entfernt	Behalten / Zuordnungen entfernen

Bei neuen oder veralteten Einträgen können Sie pro Zeile wählen, welche Aktion ausgeführt werden soll, bevor Sie die Synchronisation starten.

Gewichtungen und Sollwerte konfigurieren

Die Konfiguration von Gewichtungen und Sollwerten erfolgt pro Revision innerhalb des Kompetenzsystems. So können Sie für verschiedene Zeiträume unterschiedliche Konfigurationen hinterlegen.

Zuordnungsseite öffnen

1. Navigieren Sie zur gewünschten Revision (über die Einstellungen des Kompetenzsystems).
2. Im Bereich Jobprofil-Zuordnungen sehen Sie eine Übersicht aller Jobprofile mit der Anzahl der zugeordneten Kompetenzen.
3. Klicken Sie auf Bearbeiten bei dem gewünschten Jobprofil.

Kompetenzen auswählen und konfigurieren

Auf der Zuordnungsseite sehen Sie alle aktivierten Kategorien mit ihren Kompetenzen.

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In der Kopfzeile jeder Kategorie erscheint ein grünes Badge, das zeigt, wie viele Kompetenzen der Kategorie bereits ausgewählt sind, zum Beispiel 5/10 für 5 von 10 möglichen Kompetenzen.

Pro Kategorie

• Gewichtung: Wie stark diese Kategorie ins Gesamtergebnis einfließt (Zahlenwert, Standard: 1.0)
• Sollwert (optional): Erwarteter Zielwert für diese Kategorie
• Beschreibung (optional): Rollenbezogene Beschreibung der Kategorie, über das Pfeil-Symbol aufklappbar

Pro Kompetenz

• Auswahl: Aktivieren Sie per Checkbox die Kompetenzen, die für dieses Jobprofil relevant sind
• Gewichtung: Wie stark diese Kompetenz ins Kategorie-Ergebnis einfließt (nur für ausgewählte Kompetenzen sichtbar)
• Sollwert (optional): Erwarteter Zielwert für diese Kompetenz
• Individuelle Beschreibung (optional): Rollenbezogene Beschreibung der Kompetenz, über das Pfeil-Symbol aufklappbar

Freitext-Kategorien einbeziehen

Wenn eine Kategorie so konfiguriert ist, dass Teilnehmende eigene Kompetenzen benennen können (“Freitext-Kompetenzen”), erscheint statt einzelner Kompetenz-Zeilen eine einzige Checkbox Freitext-Kategorie einbeziehen. Damit bestimmen Sie, ob diese Kategorie bei der Auswertung für dieses Jobprofil berücksichtigt wird.

4. Klicken Sie auf Speichern, um die Zuordnungen zu sichern.

Beispiel

Jobprofil “Teamleitung” in einer Revision:

Ebene	Name	Gewichtung	Sollwert
Kategorie	Führungskompetenz	2.0	4
Kompetenz	Mitarbeiterführung	1.5	4
Kompetenz	Konfliktlösung	1.0	3
Kategorie	Fachkompetenz	1.0	3
Kompetenz	Analytisches Denken	1.0	3

Weiterführend

• Kompetenzmodell erstellen & konfigurieren: Kategorien und Kompetenzen definieren
• Revisionen verwalten: Skalen, Aggregation und Kategorie-Konfigurationen
• Einzelergebnisse anzeigen: Soll/Ist-Vergleich in den Ergebnissen
• Auswertung (Übersicht) & Datenexport: Gesamtauswertung über alle Jobprofile