Benachrichtigungen für einen Feedback-Prozess einrichten
Ihr Feedback-Prozess steht, die Teilnehmer sind geplant, bald geht es los. Bevor die ersten E-Mails Ihre Mitarbeitenden erreichen, lohnt ein Durchgang durch die Benachrichtigungen: Stimmen die Texte, die Empfänger und der Erinnerungsrhythmus? Sie können dabei nichts kaputt machen. Einladungen gehen erst raus, wenn der Versandzeitpunkt der Edition erreicht ist oder Sie manuell einladen.
Benachrichtigungscenter öffnen
Öffnen Sie die Einstellungen des Feedback-Prozesses, scrollen Sie zum Abschnitt "E-Mail Texte editieren" und klicken Sie auf die Kachel "Benachrichtigungscenter".
Einladungen prüfen
Klappen Sie "Einladung & Erinnerungen" auf. Sie sehen die vorkonfigurierten Regeln, getrennt nach Perspektive: "Einladung (Selbsteinschätzung)" für den Feedback-Empfänger und "Einladung (Fremdeinschätzung)" für die Führungskraft bzw. weitere Feedback-Geber. Prüfen Sie je Einladung:
- Passt der Text zur Zielgruppe? Klicken Sie auf "Bearbeiten" und passen Sie Betreff und Inhalt im Tab Inhalt an. Platzhalter wie
[Vorname]übernehmen die Daten des Empfängers automatisch. - Stimmen die Empfänger? Standardmäßig geht die Einladung direkt an den Feedback-Geber. Im Tab Empfänger können Sie das ändern.
Erinnerungsrhythmus anpassen
Standardmäßig erinnert easyreview säumige Teilnehmer nach 7 und nach 14 Tagen. Wer seine Teilnahme abgeschlossen hat, wird nicht mehr erinnert. Möchten Sie andere Abstände, öffnen Sie die jeweilige Erinnerungsregel, wechseln in den Tab Einstellungen und ändern die Tage im Bereich VERSAND. Brauchen Sie keine zweite Erinnerung, deaktivieren Sie die Regel über die Checkbox in der Regelzeile.
Versiegelungs- und Abschluss-E-Mails prüfen
Nutzt Ihr Feedback-Prozess die Versiegelung, zeigt das Center zusätzlich die Typen "Bestätigen der Versiegelung" und "Versiegelung abgeschlossen". Unter "Abschluss" finden Sie die Benachrichtigungen bei abgeschlossenen Feedbacks und Teilnahmegruppen; sie sind standardmäßig aus. Aktivieren Sie, was Sie brauchen, und passen Sie die Empfänger an, z.B. eine Kopie an die Führungskraft über die Hierarchie-Zuordnung.
Vorschau und Testversand
Öffnen Sie eine Regel und nutzen Sie im Tab Inhalt den Bereich Vorschau:
- "Vorschau anzeigen" rendert die E-Mail direkt im Browser, mit Beispieldaten in den Platzhaltern.
- "Vorschau senden" schickt eine Test-E-Mail an Ihre eigene Adresse.
Versandzeitpunkt der Einladungen festlegen
Wann die Einladungen rausgehen, bestimmt nicht das Benachrichtigungscenter, sondern die Edition: Legen Sie in den Editions-Einstellungen Datum und Uhrzeit fest, oder laden Sie manuell ein. Ab dem Versand der Einladung läuft auch der Countdown für die Erinnerungen.
Nach dem Go-live: Versand kontrollieren
Sobald Einladungen versendet wurden, sehen Sie im Sende-Log (Knopf oben rechts im Center) jede versendete E-Mail mit Empfänger und Status. So erkennen Sie auf einen Blick, ob alles zugestellt wurde.
Am Ende angekommen?
Geschafft, Guide abgeschlossen!
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