Wer erhält eine Benachrichtigung? (Konzept)
Meistens soll eine E-Mail an die Person gehen, die sie betrifft: Der Feedback-Geber erhält seine Einladung, der ZV-Empfänger seine Erinnerung. Manchmal soll sie aber woanders hin, etwa an die Führungskraft der Person oder immer an eine feste Ansprechperson in der Personalabteilung.
Dieser Artikel erklärt das Konzept, mit dem easyreview den Empfänger jeder E-Mail bestimmt. Es besteht aus zwei Bausteinen: der Funktion (um wen geht es?) und der Zuordnung (wer bekommt deshalb die E-Mail?). Wenn Sie nur schnell einen Empfänger ändern möchten, reicht die Schritt-für-Schritt-Anleitung im Artikel Empfänger festlegen.
Funktion: um wen geht es?
Die Funktion ist die Rolle, an die sich die Regel richtet. Sie wird für jeden Empfänger einzeln aufgelöst. Welche Funktionen zur Auswahl stehen, hängt vom Benachrichtigungstyp ab. Beispiele:
- Bei Feedback-Einladungen: der Feedback-Geber oder der Feedback-Empfänger
- Bei Zielvereinbarungen: der ZV-Empfänger, der ZV-Ersteller oder die ZV-Abonnenten
- Bei Kontoeinladungen: der eingeladene Benutzer
Unter Zustellung fasst ein Satz jederzeit zusammen, wer die Benachrichtigung tatsächlich erhält, zum Beispiel “Empfänger:in ist die/der Feedback-Geber.”
Zuordnung: wer bekommt deshalb die E-Mail?
Standardmäßig geht die Benachrichtigung direkt an die gewählte Funktion. Über “Erweiterte Zustellung” ändern Sie die Zuordnung. Sie legt fest, an wen die E-Mail ausgehend von der Funktion tatsächlich zugestellt wird:
Direkt
- selbst: Genau diese Rolle, ohne Umweg. Der Feedback-Geber erhält seine Einladung selbst.
Über die Hierarchie
Die E-Mail geht nicht an die Funktion selbst, sondern an eine Person in ihrer Führungslinie:
- Vorgesetzte:r: Eine Stufe höher in der Hierarchie.
- Vorgesetzte:r der/des Vorgesetzten: Zwei Stufen höher in der Hierarchie.
- Oberste Führungskraft: Ganz oben in der Führungslinie der Rolle.
So informieren Sie zum Beispiel die Führungskraft, wenn ihr Team-Mitglied ein Feedback abgeschlossen hat.
Umleiten auf jemand anderen
Die E-Mail geht unabhängig von der Funktion immer an ein festes Ziel:
- Bestimmte:r Mitarbeiter:in: Immer dieselbe, fest gewählte Person, z.B. eine HR-Ansprechpartnerin.
- Bestimmte Benutzergruppe: Alle aktiven Mitglieder einer festen Benutzergruppe.
- Benutzerdefiniertes Feld: Die Person aus einem Stammdaten-Feld des Betroffenen, z.B. ein hinterlegter Mentor.
Bei einer Umleitung wählen Sie zusätzlich das konkrete Ziel aus (die Person, die Gruppe oder das Feld).
Ein Empfängerweg pro Regel
Eine Regel beschreibt genau einen Empfängerweg. Sollen mehrere Personen unterschiedlich informiert werden (z.B. der Feedback-Geber selbst und zusätzlich seine Führungskraft), legen Sie dafür je eine eigene Regel an. Wie das geht, lesen Sie im Artikel Benachrichtigungsregel erstellen und bearbeiten.