Versand und Erinnerungen
Wann eine E-Mail rausgeht und wie oft Ihre Mitarbeitenden nachgefasst werden, steuern Sie je Regel im Tab Einstellungen des Regel-Editors, im Bereich VERSAND. Die Standardwerte passen für die meisten Unternehmen: Ereignis-E-Mails gehen sofort raus, Erinnerungen bei Feedbacks nach 7 und 14 Tagen, bei Zielvereinbarungen 7 Tage vor der Frist.
Sofort beim Ereignis
Der Sofort-Versand ist der Normalfall: Die E-Mail geht raus, sobald das Ereignis eintritt. Bei Feedback-Einladungen heißt diese Option “Einladung”, bei Versiegelungen “Bestätigungsanfrage”, bei Benutzereinladungen “Kontoeinladung”.
Teilnehmer nachfassen: Erinnerungen bei Feedbacks
Erinnerungen legen Sie als eigene Regel an, mit der Versand-Option “Erinnerung”. Sie werden eine einstellbare Anzahl von Tagen nach der Einladung verschickt, und nur an Personen, die ihre Teilnahme bis dahin noch nicht abgeschlossen haben. Wer schon fertig ist, wird nicht behelligt.
Standardmäßig bringt jeder Feedback-Prozess eine 1. Erinnerung (nach 7 Tagen) und eine 2. Erinnerung (nach 14 Tagen) mit. Sie können die Tage anpassen, Erinnerungen deaktivieren oder weitere Erinnerungsregeln anlegen.
Vor der Frist erinnern: Zielvereinbarungen
Bei der Zielvereinbarungs-Erinnerung zählt der Wert rückwärts: Die E-Mail wird die eingestellte Anzahl von Tagen vor der Frist der Zielvereinbarung bzw. der fälligen Ziele verschickt. So haben die Beteiligten noch Zeit zu reagieren, bevor etwas überfällig ist.
Die Anleitung mit allen Details, inklusive der Frage, woher die Fristen kommen, finden Sie im Artikel Erinnerungen für Zielvereinbarungen einrichten.
Mehrere Benachrichtigungen bündeln
Eine Führungskraft, die zwölf Mitarbeitende einschätzen soll, braucht keine zwölf Einladungen. Dafür gibt es im Tab Einstellungen den Bereich GEBÜNDELT SENDEN, ein Zeitfenster in Minuten. Ab Werk steht dort 0: Jede E-Mail geht sofort einzeln raus.
Steht dort eine Zahl, sammelt easyreview die Benachrichtigungen dieser Regel für dieselbe Person. Jede weitere in diesem Fenster setzt die Zeit zurück. Erst wenn es ruhig bleibt, geht eine einzige E-Mail mit allem Gesammelten raus. Im Bild sind es 60 Minuten. Gehen die zwölf Einladungen zusammen raus, bekommt die Führungskraft also eine einzige E-Mail mit allen zwölf Fragebögen.
Bündeln lassen sich bei Feedbacks die E-Mails “Einladung & Erinnerungen” und “Ergebnisse freigegeben”, bei Nominierungen alle außer “Einladung bestätigt” und den beiden Zeitraum-E-Mails. Was die Nominierungs-E-Mails sammeln, steht in Benachrichtigungen für Nominierungen.
Was in der gebündelten E-Mail steht
Die gebündelte E-Mail hat ihren eigenen Betreff und Text, im Tab Gebündelt direkt neben Inhalt. Dieser Text greift, sobald mehrere gesammelte Benachrichtigungen zusammenkommen. Bleibt am Ende nur eine übrig, geht die normale Einzel-Mail aus dem Tab Inhalt raus.
Ein Listen-Block führt die gesammelten Benachrichtigungen untereinander auf, bei Einladungen die “Einladungsliste” mit Name, Perspektive und Link zum Fragebogen. Platzhalter zu einer einzelnen Person, etwa [Name des Bewerteten], beziehen sich außerhalb dieses Blocks auf die erste Benachrichtigung. Schreiben Sie den übrigen Text deshalb so, dass er für alle passt.
Am Tab sehen Sie, wie es um den Text steht:
- aus: Die Regel bündelt nicht, der Text wird derzeit nicht verwendet. “Bündelung einschalten” im Tab bringt Sie zum Feld in den Einstellungen.
- Vorlage: Betreff und Text sind noch der mitgelieferte Standardtext.
Prüfen Sie den gebündelten Text mit der Vorschau unten im Tab Gebündelt. “Vorschau anzeigen” zeigt die E-Mail mit Beispielzeilen im Listen-Block, “Vorschau senden” schickt sie an Ihre eigene Adresse.
Nur bestimmte Perspektiven anschreiben
Regeln eines Feedback-Prozesses gelten je Perspektive. Unter PERSPEKTIVEN wählen Sie, für welche Perspektiven die Regel greift, z.B. nur für die Führungskraft-Perspektive (Fremdeinschätzung) oder nur für die Selbsteinschätzung. Mindestens eine Perspektive muss ausgewählt sein.
So lassen sich Einladungen und Erinnerungen für Selbst- und Fremdeinschätzung getrennt formulieren und zeitlich unterschiedlich steuern. Die mitgelieferten Standardregeln sind aus diesem Grund bereits nach Perspektiven getrennt (z.B. “Einladung (Selbsteinschätzung)” und “Einladung (Fremdeinschätzung)”).