Versand und Erinnerungen
Wann eine E-Mail rausgeht und wie oft Ihre Mitarbeitenden nachgefasst werden, steuern Sie je Regel im Tab Einstellungen des Regel-Editors, im Bereich VERSAND. Die Standardwerte passen für die meisten Unternehmen: Ereignis-E-Mails gehen sofort raus, Erinnerungen bei Feedbacks nach 7 und 14 Tagen, bei Zielvereinbarungen 7 Tage vor der Frist.
Sofort beim Ereignis
Der Sofort-Versand ist der Normalfall: Die E-Mail geht raus, sobald das Ereignis eintritt. Bei Feedback-Einladungen heißt diese Option “Einladung”, bei Versiegelungen “Bestätigungsanfrage”, bei Benutzereinladungen “Kontoeinladung”.
Teilnehmer nachfassen: Erinnerungen bei Feedbacks
Erinnerungen legen Sie als eigene Regel an, mit der Versand-Option “Erinnerung”. Sie werden eine einstellbare Anzahl von Tagen nach der Einladung verschickt, und nur an Personen, die ihre Teilnahme bis dahin noch nicht abgeschlossen haben. Wer schon fertig ist, wird nicht behelligt.
Standardmäßig bringt jeder Feedback-Prozess eine 1. Erinnerung (nach 7 Tagen) und eine 2. Erinnerung (nach 14 Tagen) mit. Sie können die Tage anpassen, Erinnerungen deaktivieren oder weitere Erinnerungsregeln anlegen.
Vor der Frist erinnern: Zielvereinbarungen
Bei der Zielvereinbarungs-Erinnerung zählt der Wert rückwärts: Die E-Mail wird die eingestellte Anzahl von Tagen vor der Frist der Zielvereinbarung bzw. der fälligen Ziele verschickt. So haben die Beteiligten noch Zeit zu reagieren, bevor etwas überfällig ist.
Die Anleitung mit allen Details, inklusive der Frage, woher die Fristen kommen, finden Sie im Artikel Erinnerungen für Zielvereinbarungen einrichten.
Nur bestimmte Perspektiven anschreiben
Regeln eines Feedback-Prozesses gelten je Perspektive. Unter PERSPEKTIVEN wählen Sie, für welche Perspektiven die Regel greift, z.B. nur für die Führungskraft-Perspektive (Fremdeinschätzung) oder nur für die Selbsteinschätzung. Mindestens eine Perspektive muss ausgewählt sein.
So lassen sich Einladungen und Erinnerungen für Selbst- und Fremdeinschätzung getrennt formulieren und zeitlich unterschiedlich steuern. Die mitgelieferten Standardregeln sind aus diesem Grund bereits nach Perspektiven getrennt (z.B. “Einladung (Selbsteinschätzung)” und “Einladung (Fremdeinschätzung)”).