Benachrichtigungen für Nominierungen
Sobald Sie an einem Feedback die Nominierungen einschalten, übernimmt easyreview die Kommunikation. Sie müssen nichts einrichten: Beim Speichern entstehen neun E-Mail-Typen mit insgesamt 22 fertigen Regeln, alle eingeschaltet bis auf eine. Dieser Artikel zeigt, welche E-Mail wann an wen geht und welche Schrauben Sie drehen, damit niemand zugespamt wird und trotzdem niemand etwas verpasst.
Welche E-Mail geht wann an wen?
| Geht raus, wenn | An | |
|---|---|---|
| Nominierung angefragt | eine Liste in den Schritt Nominierung eintritt, also zum Start des Nominierungszeitraums oder bei späterer Aufnahme in die Edition | die Rolle, die in diesem Nominierungsweg vorschlägt |
| Prüfung der Nominierungen angefragt | die Vorschläge in eine Prüfung eintreten | die Prüfenden dieses Schritts |
| Zusage angefragt | eine vorgeschlagene Person um ihre Zusage gebeten wird | nur diese Person, auch eine externe Person ohne Konto |
| Freigabe der Nominierungen angefragt | eine Liste in eine Freigabe eintritt | die Freigebenden dieses Schritts |
| Ersatz angefordert | eine Nominierte absagt oder eine Freigebende “Neue Nominierung anfordern” wählt | die Person, die die ausgefallene Person vorgeschlagen hat |
| Einladung bestätigt | die Feedback-Geber einer Perspektive feststehen | die Feedback-Empfängerin. Diese Regel ist ab Werk ausgeschaltet |
| Freigabe blockiert | eine Liste nicht freigegeben werden kann, weil die Regel der Perspektive verletzt ist oder ein Ersatz aussteht | die vorschlagende Rolle, über eine zweite Regel zusätzlich die HR-Administratoren |
| Nominierungszeitraum endet | der Zeitraum in drei Tagen endet und noch Nominierungen offen sind | HR-Administratoren und die Nominierenden mit offenen Nominierungen |
| Nominierungszeitraum abgelaufen | der Zeitraum vorbei ist und noch Nominierungen offen sind | dieselben Empfänger |
Die Rollen kommen aus dem Nominierungsweg und werden je Feedback-Empfängerin aufgelöst: “Vorgesetzte:r” ist immer die Führungskraft der Person, um die es gerade geht. Findet easyreview für eine Rolle niemanden, etwa weil keine Führungskraft eingetragen ist, geht die E-Mail an die HR-Administratoren. Bei einem automatischen Nominierungsweg entfällt “Nominierung angefragt”, weil dort niemand vorschlagen muss.
Externe Personen, die über einen Nominierungsweg nominiert sind, bekommen aus dieser Gruppe nur “Zusage angefragt” samt Erinnerung. Die übrigen E-Mails führen in easyreview hinein, das sie ohne Konto nicht öffnen können, und gehen deshalb nie an sie.
Gezählt wird je Liste, nicht je Person. Eine Feedback-Empfängerin mit drei nominierten Perspektiven löst diese E-Mails dreimal aus, einmal pro Perspektive. Bei der Freigabe schreibt easyreview nur die an, die noch nicht dran waren: Wer die Liste in dieser Runde schon freigegeben hat, steht nicht mehr im Verteiler.
Die beiden Zeitraum-E-Mails laufen über eine Prüfung, die mehrmals täglich startet. Jede ihrer Regeln sendet einmal je Edition und Enddatum. Verschieben Sie das Ende des Nominierungszeitraums, geht sie erneut raus.
Wer wird erinnert, und nach wie vielen Tagen?
Drei Typen bringen eine Erinnerung mit, jeweils nach 7 Tagen:
- Nominierung angefragt
- Zusage angefragt
- Freigabe blockiert
Erinnert wird nur, solange der Schritt offen ist. Wer nominiert, zugesagt oder die Liste wieder freigemacht hat, bekommt nichts mehr. Prüfung, Freigabe und Ersatz haben ab Werk keine Erinnerung. Brauchen Sie dort eine, legen Sie eine zusätzliche Regel mit der Versand-Option “Erinnerung” an: Versand und Erinnerungen.
Wo Sie das alles ändern
Die Regeln stehen im Benachrichtigungscenter des Feedbacks, ganz oben in der Gruppe “NOMINIERUNGEN”. Sie erreichen es über die Einstellungen des Feedbacks: Klicken Sie in der Zeile “E-Mails” auf “Bearbeiten”.
Ein Klick auf einen Typ klappt seine Regeln auf. Texte, Empfänger, Zeitpunkt und der Ein-Aus-Schalter funktionieren wie bei jeder anderen Benachrichtigung, die Anleitungen dazu stehen in Benachrichtigungsregel erstellen und bearbeiten und Empfänger festlegen. Schalten Sie die Nominierungen an diesem Feedback wieder ab, verschwindet die Gruppe. Ihre Regeln und Texte bleiben erhalten und sind beim nächsten Einschalten wieder da.
Warum jede Anfrage zweimal dasteht: “Gilt für”
Bei fünf Typen steht jede E-Mail zweimal in der Regelliste. Der Grund: Derselbe Satz muss für zwei sehr verschiedene Leser passen. Eine Mitarbeiterin, die sich ihre eigenen Peers aussucht, liest “Schlagen Sie Ihre Feedback-Geber:innen vor”. Eine Führungskraft, die für jemand anderen nominiert, liest “Schlagen Sie Feedback-Geber:innen für Jonas Weber vor”. Deshalb gibt es jede dieser E-Mails zweimal, einmal für Selbstnominierung und einmal für Nominierung durch andere, jeweils mit eigenem Betreff und eigenem Text.
Welche greift, entscheidet easyreview pro Liste. “Selbstnominierung” greift, wenn der Schritt der Feedback-Empfängerin selbst gehört, “Nominierung durch andere”, wenn ihn jemand anderes für sie erledigt. Bei “Nominierung angefragt”, “Ersatz angefordert” und “Freigabe blockiert” zählt dafür die vorschlagende Rolle des Nominierungswegs, bei Prüfung und Freigabe die Rolle des jeweiligen Schritts. Darum heißen die Regeln dort “Anfrage (eigene Liste)” und “Anfrage (Liste einer anderen Person)”.
Die Auswahl steht im Tab Einstellungen der Regel unter “GILT FÜR”. Lassen Sie beide Haken weg, gilt die Regel für beide Fälle. So ist die HR-Regel bei “Freigabe blockiert” gebaut, die mit neutralem Text an die Personalabteilung geht.
Eine E-Mail statt dreißig: “Gebündelt senden”
Wer dreißig Listen freigibt, soll keine dreißig E-Mails bekommen. Dafür gibt es unter “GEBÜNDELT SENDEN” ein Zeitfenster in Minuten. Steht dort 0, geht jede E-Mail sofort raus. Steht dort eine Zahl, sammelt easyreview die Benachrichtigungen dieser Regel für dieselbe Person so lange ein. Jede weitere in diesem Fenster setzt die Zeit zurück. Erst wenn es ruhig bleibt, geht eine einzige E-Mail mit allem Gesammelten raus. Im Beispiel oben stehen 240 Minuten, die Freigebenden bekommen also höchstens alle vier Stunden Post.
Das Fenster bieten alle Typen an außer “Einladung bestätigt” und den beiden Zeitraum-E-Mails.
Den Text der gebündelten E-Mail finden Sie im Tab Gebündelt neben Inhalt, mit eigenem Betreff. Er wird genommen, sobald mehrere gesammelte Benachrichtigungen zusammenkommen. Darin steckt der Block “Nominierungsliste”, der jede gesammelte Nominierung mit Person, Stand und Link auflistet. Bleibt am Ende nur eine übrig, geht die normale Einzel-Mail aus dem Tab Inhalt raus.
Steht am Tab “aus”, bündelt die Regel nicht. Wird “Vorlage” gelb, haben Sie den Text im Tab Inhalt angepasst, den gebündelten aber nicht. Passen Sie ihn dann ebenfalls an, damit die Sammel-Mail nicht anders klingt als die einzelne. Mehr dazu in Versand und Erinnerungen.
Was in der Zwischenzeit passiert, sehen Sie im Sende-Log: Wartende Benachrichtigungen stehen dort im Status “Gesammelt”.
Eigene Texte: Bausteine und Platzhalter
Im Tab Inhalt arbeiten Sie wie bei jeder anderen E-Mail, siehe Inhalte gestalten und Platzhalter. Zwei Bausteine kommen hier dazu:
- Nominierungs-Link ist der Knopf der Mail. Frisch eingefügt heißt er “Zu den Nominierungen”, in den mitgelieferten Texten trägt er passendere Beschriftungen wie “Zur Liste” oder “Zusagen oder absagen”. Er führt auf die Nominierungsseite der Feedback-Empfängerin, direkt zur betroffenen Perspektive. In der Zusage-Mail führt er stattdessen auf die persönliche Zusage-Seite der nominierten Person. Die funktioniert ohne Anmeldung, und nur diese Person bekommt den Link. Bei “Einladung bestätigt” führt der Knopf auf das Profil der Feedback-Empfängerin, weil sie die Nominierungsseite nicht unbedingt öffnen darf.
- Nominierungsliste listet die Nominierungen, um die es geht, je mit Name, Stand und Link. Sinnvoll ist er vor allem im Text des Tabs Gebündelt.
Die beiden Zeitraum-E-Mails haben statt des Nominierungs-Links den Baustein Editions-Link. Er führt auf den Reiter “Nominierungen” der Edition.
Die Seitenleiste “Verfügbare Platzhalter” bringt für diese Typen unter anderem [Name des Bewerteten], [Perspektive], [Nominierende:r], [Nominierte:r], [Nominierungsweg], [Nächster Schritt], [Statussatz] und [Fristsatz] mit. [Fristsatz] ist ein ganzer Satz mit dem Ende des Nominierungszeitraums und bleibt leer, wenn die Edition kein Ende hat. [Statussatz] bleibt in E-Mails an externe Personen leer. Bei “Freigabe blockiert” kommt [Regelverstoß] dazu, bei den Zeitraum-E-Mails [Anzahl offener Nominierungen].
Die Einladung zum Fragebogen ist eine andere E-Mail
Keine dieser neun E-Mails lädt jemanden zum Fragebogen ein. Das passiert erst nach “Einladung bestätigt”, über die gewohnten Einladungsregeln des Feedbacks und den Einladungstermin der Edition: Benachrichtigungen für Feedbacks. Für externe Personen gelten dieselben Regeln und derselbe Einladungstermin. Steht kein Termin mehr aus, geht ihre Einladung sofort mit der Freigabe ihrer Liste raus.
Jemanden von Hand erinnern
Manchmal wollen Sie nicht auf die Erinnerung nach 7 Tagen warten. “Erinnerung senden” im Reiter “Nominierungen” der Edition und auf der Nominierungsseite einer Person schickt die Aufforderung des aktuellen Schritts noch einmal, auch wenn sie schon einmal rausging. Das funktioniert nur, wenn für diesen Schritt eine sofort versendende Regel aktiv ist und es jemanden zu erinnern gibt. Sonst meldet easyreview: “Für den aktuellen Schritt ist keine Benachrichtigung aktiv oder es gibt niemanden zu erinnern.” Wie Sie das für mehrere Personen auf einmal machen, steht in Mehrere Nominierungen auf einmal bearbeiten.