Versiegelung starten, bestätigen und aufheben

Eine Versiegelung ist die digitale Unterschrift unter eine Zielvereinbarung. Sie läuft als Runde ab: Eine berechtigte Person startet, alle Unterzeichner bestätigen einzeln, danach ist der Schritt abgeschlossen und der unterschriebene Stand als PDF festgehalten. Alles findet auf der Detailansicht der Zielvereinbarung im Bereich Prozessschritte statt.

Wer darf starten?

Starten dürfen die Unterzeichner, die im Schritt mit Darf starten markiert sind, sowie immer HR-Mitarbeitende. Die Berechtigten sehen auf der Zielvereinbarung den Start-Button, sobald der Schritt an der Reihe ist; sie werden außerdem per E-Mail aufgefordert.

Runde starten

1. Öffnen Sie die Zielvereinbarung und scrollen Sie zum Bereich Prozessschritte.
2. Klicken Sie beim aktiven Versiegelungs-Schritt auf den Start-Button und bestätigen Sie die Abfrage.

Beim Start passiert dreierlei:

• Der aktuelle Stand der Zielvereinbarung wird als Versiegelungsdokument (PDF) eingefroren. Genau dieser Stand wird unterschrieben.
• Alle Unterzeichner der ersten Stufe erhalten eine E-Mail mit der Unterschriftsanfrage.
• Falls im Schritt der Schreibschutz aktiviert ist, ist die Zielvereinbarung ab jetzt gesperrt, bis die Runde beendet ist.

Unterschrift bestätigen

Die Versiegelungsbox unter dem Schritt zeigt jeden Unterzeichner mit dem Status seiner Unterschrift.

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1. Klicken Sie in der Box auf den Button neben Ihrem Namen (standardmäßig Versiegelung bestätigen, je nach Konfiguration auch anders beschriftet).
2. Prüfen Sie das angezeigte Dokument.
3. Bestätigen Sie mit Ihrem easyreview-Passwort oder per SSO-Login.

Die Reihenfolge ergibt sich aus den Stufen des Schritts: Erst wenn eine Stufe vollständig ist, werden die Unterschriften der nächsten Stufe freigeschaltet und angefragt. Gilt in einer Stufe “Eine genügt”, reicht die erste Unterschrift; die übrigen Anfragen der Stufe werden als “nicht mehr erforderlich” markiert und sind nicht mehr nötig.

Sobald alle erforderlichen Unterschriften vorliegen, ist der Schritt abgeschlossen. Die Beteiligten werden benachrichtigt, der nächste Prozessschritt beginnt, und die im Schritt konfigurierten Sperren für Inhalte und Fortschritt treten in Kraft.

Das unterschriebene Dokument einsehen

Neben dem Titel des Schritts öffnet ein kleines Pfeil-Menü die Aktionen des Schritts. Dort laden Sie das Versiegelungsdokument (PDF) herunter, jederzeit auch nach Jahren.

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Versiegelung abbrechen oder aufheben (HR)

HR-Mitarbeitende können über dasselbe Menü eingreifen:

• Versiegelung abbrechen: Beendet eine laufende Runde. Bereits geleistete Unterschriften verfallen.
• Versiegelung aufheben: Macht eine bereits abgeschlossene Versiegelung rückgängig, z.B. weil sich ein Ziel nachträglich ändern muss.

In beiden Fällen öffnet sich der Schritt wieder: Der Prozess springt auf diesen Schritt zurück und die Sperren fallen auf den Stand davor zurück. Die Runde kann danach neu gestartet werden; dabei entsteht ein neues Dokument über den dann aktuellen Stand. Aufgehobene Runden bleiben mit ihrem ursprünglichen Dokument in der Historie der Versiegelungsbox sichtbar.