Was sind E-Mail-Einladungen?
Ihre Kollegen können jederzeit aus ihrem easyreview-Konto an allen aktiven Feedbacks teilnehmen. E-Mail-Einladungen machen den Einstieg noch einfacher: Jede Einladungs-E-Mail enthält einen persönlichen Link, über den der Empfänger direkt und ohne erneute Anmeldung am Feedback teilnehmen kann.
Wie funktionieren E-Mail-Einladungen?
Für jeden Teilnehmer einer Feedback-Edition erzeugt easyreview automatisch einen eindeutigen Teilnahme-Link. Dieser Link wird in die Einladungs-E-Mail eingebettet. Klickt der Empfänger auf den Link, öffnet sich direkt das Feedback, ohne dass eine Anmeldung am System nötig ist.
Inhalt und Betreff der Einladung legen Sie selbst fest, im Benachrichtigungscenter des Feedback-Prozesses. Der Baustein “Einladungslink” im E-Mail-Text wird beim Versand durch den persönlichen Teilnahme-Link ersetzt, Platzhalter wie [Vorname] oder [Name des Bewerteten] füllt das System automatisch mit den Daten des jeweiligen Empfängers.
Automatische und manuelle Einladungen
Sie können Einladungen auf zwei Wegen versenden:
Automatischer Versand
Beim automatischen Versand legen Sie in den Einstellungen des Feedback-Prozesses je Edition ein Datum und eine Uhrzeit fest (“Versand Einladungen”). Zum gewählten Zeitpunkt verschickt easyreview die Einladungen an alle Teilnehmer der Edition selbstständig. Sie müssen dann nichts weiter tun.
Detaillierte Anleitung: Automatische E-Mail-Einladungen an Editionen einrichten
Manueller Versand
Alternativ können Sie Einladungen manuell aus der Teilnehmerliste der Edition verschicken. Markieren Sie die gewünschten Teilnehmer per Checkbox und lösen Sie den Versand aus. So können Sie z.B. nachträglich hinzugefügte Teilnehmer einladen oder Einladungen erneut versenden.
Detaillierte Anleitung: Teilnehmer per E-Mail einladen
Automatische Erinnerungen
Neben der Einladung erinnert easyreview Teilnehmer automatisch an noch offene Teilnahmen. Standardmäßig gibt es eine 1. Erinnerung nach 7 Tagen und eine 2. Erinnerung nach 14 Tagen, jeweils getrennt für Selbst- und Fremdeinschätzung. Im Benachrichtigungscenter können Sie die Abstände ändern, Erinnerungen deaktivieren oder weitere hinzufügen.
Detaillierte Anleitung: Erinnerungen für Feedbacks einrichten
E-Mail-Texte anpassen
Betreff und Text jeder Einladungs- und Erinnerungsregel lassen sich frei anpassen, getrennt nach Perspektive (z.B. Selbsteinschätzung und Fremdeinschätzung). Eine Vorschau zeigt die fertige E-Mail vor dem Speichern.
Detaillierte Anleitung: Benachrichtigungen für Feedbacks
Teilnehmer ohne E-Mail-Adresse
Nicht alle Mitarbeiter haben eine E-Mail-Adresse im System, z.B. Kollegen in der Produktion oder Logistik. Für diese Mitarbeiter gibt es Teilnahme-PINs: Jeder Teilnehmer erhält zwei vierstellige PINs, mit denen er sich über eine spezielle Anmeldeseite direkt am Feedback beteiligen kann. Die PINs lassen sich als PDF-Serienbrief oder Excel-Liste herunterladen und intern verteilen.